E-Fatura Durum Kodları ve Anlamları

E-fatura durum kodları, gönderilen yahut alınan faturaların sistem içerisindeki işlem aşamasını ve güncel durumunu ifade eden teknik göstergelerdir. Kodlar, faturanın başarıyla iletilip iletilmediği, reddedilip edilmediği ya da teknik bir hata sebebiyle işleme alınamadığı gibi durumları tanımlamak amacıyla kullanılır. Bu noktada her bir kod, belirli bir işlem adımını ve sistem yanıtını temsil eder. Böylece mükellefler, faturalarının hangi aşamada olduğunu izleyebilir, olası hataları tespit edebilir ve gerekli düzeltmeleri zamanında yapabilirler.

E-Fatura Durum Kodları Nedir?

E-fatura durum kodları, elektronik fatura süreçlerinde bir faturanın sistem içerisindeki işlem durumunu ve ilerleme aşamasını gösteren teknik göstergelerdir. Kodlar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen e-fatura sisteminde yer alan tüm kullanıcılar için standart bir referans noktası oluşturur. Bu noktada her bir durum kodu faturanın gönderiminden alıcısına ulaşmasına, kabul edilmesinden reddedilmesine kadar geçen tüm aşamaları belirli bir anlam çerçevesinde temsil eder.

E-fatura sisteminde işlemler tamamen dijital ortamda yürütüldüğü için kâğıt faturalarda olduğu gibi manuel kontrol ya da fizikî teyit imkânı bulunmaz. Bu sebeple durum kodları, faturaların elektronik ortamda doğru şekilde iletilip iletilmediğini, teknik olarak işlenip işlenemediğini ya da sistem tarafından reddedilip reddedilmediğini anlamak açısından önemli bir kontrol mekanizması işlevi görür. 

E-Fatura Durum Kodları Ne İşe Yarar?

E-fatura durum kodları,faturanın hangi aşamada olduğunu ve sistem tarafından nasıl işlendiğini gösterir. Kodlar hem gönderici hem de alıcı taraf için önemli geri bildirimler sunarak elektronik belge yönetiminde etkinlik ve güvenilirlik sağlar. E-fatura durum kodlarının işlevlerini şu şekilde belirtmek mümkündür:

• E-fatura durum kodları sayesinde kullanıcılar, gönderilen faturanın hangi aşamada olduğunu anlık olarak izleyebilirler. 
• Sistem tarafından üretilen hata veya uyarı kodları faturada yer alan eksiklikleri, biçimsel hataları ve teknik sorunları gösterir. 
• Durum kodları, GİB sistemi ile mükellefler arasında bir tür dijital iletişim dili işlevi görür. Gönderici, faturanın başarıyla iletildiğine ya da reddedildiğine ilişkin bilgiyi bu kodlar aracılığıyla doğrular.
• E-fatura sisteminde kullanılan durum kodları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak çalışır. 
• Manuel fatura kontrolü, hataların sonradan fark edilmesi ve yanlış gönderimlerin düzeltilmesi gibi işlemler hem zaman hem de maliyet açısından kayıplara yol açabilir. Durum kodları süreci dijitalleştirerek operasyonel verimliliği arttırır.
• Her bir kod, işlemlerin şeffaf bir biçimde yürütülmesini sağlar. Faturanın hangi aşamada ve neden beklediği, reddedildiği ya da onaylandığı açıkça görülebilir. 

Durum kodları, işletmelerin elektronik fatura süreçlerini analiz etmelerine ve raporlamalarına da olanak tanır. Böylece işlem hataları, gecikmeler veya teknik problemler hakkında istatistiksel değerlendirmeler yapılabilir.

E-Fatura – GİB Durum Kodları

E-fatura GİB Durum Kodları, Türkiye’de elektronik fatura sisteminin en önemli unsurlarından biridir. Söz konusu kodlar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara göre oluşturulur. Bununla birlikte GİB durum kodları, üç haneli sayılardan oluşur ve her biri belirli bir sistem yanıtını temsil eder. Bunun yanı sıra GİB durum kodları, işlevsel olarak birkaç ana kategori altında değerlendirilebilir:

Temel e-fatura kodları, şu şekilde sıralanabilir:

• 1000 – Fatura Başarıyla Gönderildi: Fatura, gönderici tarafından GİB sistemine hatasız biçimde iletilmiştir. İşlemin başarılı bir şekilde başladığını gösterir.
• 1100 – Faturada Hata Var: Fatura, sistem tarafından reddedilmiştir. Eksik ya da hatalı bilgi sebebiyle oluşur.
• 1200 – Fatura Alıcıya Ulaştı: Fatura, GİB üzerinden alıcıya başarıyla iletilmiştir.
• 1300 – Fatura Onaylandı: Alıcı, faturayı inceleyip onaylamıştır. 
• 1400 – Fatura İptal Edildi: Fatura geçersiz sayılmıştır.
• 1500 – Vergi Bilgisi Hatası: Fatura üzerindeki vergi bilgilerinde eksiklik ya da hata mevcuttur.
• 1600 – Zaman Aşımı: Fatura gönderimi ya da yanıt süreci belirlenen süre içerisinde tamamlanmamıştır.
• 1700 – Sistem Bakımı Nedeniyle İşlem Yapılamıyor: GİB sistemi, planlı bakımda yahut geçici olarak hizmet dışıdır.

Temel kodlara ek olarak sistemde daha özel durumları ifade eden alt kodlar da bulunur.

Yaygın kullanılan durum kodları şunlardır:

• Onay Bekleniyor (1200): Fatura, alıcı tarafında inceleme ve onay sürecindedir.
• Reddedildi (1300): Alıcı, fatura içeriğinde sorun tespit etmiş ve faturayı reddetmiştir.
• İşleniyor (1001): Fatura, sistem tarafından işlenmekte olup henüz sonuçlanmamıştır.
• Gönderildi (1000): Fatura, gönderici tarafından sisteme iletilmiştir.
• İptal Edildi (1400): Fatura geçersiz sayılmış ve sistemden düşürülmüştür.
• Sistem Hatası (1500): Teknik bir problem meydana gelmiş, işlem tamamlanamamıştır.

Bahsi geçen kodlar, fatura sürecinin hangi aşamada olduğunu anlamak ve gerekli işlemleri hızlıca gerçekleştirmek için önemlidir.

Başarılı şekilde tamamlanan işlemleri ifade eden durum kodları şunlardır:

• 1000 – Başarıyla Gönderildi: Fatura, GİB sistemine başarıyla iletilmiştir.
• 1200 – Alıcıya Ulaştı: Fatura, alıcı sisteme ulaşmış ve işlem görmektedir.
• 1300 – Onaylandı: Alıcı tarafından onaylanan fatura, resmi olarak geçerlilik kazanmıştır.

Yukarıdaki kodlar, işletmelerin fatura süreçlerini güvenli ve şeffaf biçimde takip etmelerini sağlar.

11xx ile başlayan kodlar fatura yapısında, içeriğinde ya da teknik doğrulamada meydana gelen hataları gösterir.

Örnek Kodlar

• 1101: Fatura yapısı hatalı (XML formatı geçersiz).
• 1102: Mali mühür geçersiz ya da eksik.
• 1103: Zorunlu alanlardan biri boş bırakılmış.
• 1104: Fatura numarası tekrar kullanılmış.

Çözüm Önerileri

• Eksik ya da hatalı alanları kontrol ederek doğru bilgileri girin.
• Mali mühür sertifikasının geçerliliğini ve aktifliğini kontrol edin.
• Fatura numarasının benzersiz olduğundan emin olun.
• Teknik hata durumlarında e-fatura destek birimiyle iletişime geçin.

Kodlar, faturanın gönderici ve alıcı arasındaki aktarım sürecini şu şekilde tanımlar:

• 1200: Fatura alıcıya ulaştı.
• 1201: Fatura onay bekliyor.
• 1202: Fatura reddedildi.
• 1203: Fatura işleniyor.

Belirtilen kodlar, faturanın gönderim sürecinin doğru şekilde tamamlanıp tamamlanmadığını takip etmede kullanılır.

Mâli mühür ve elektronik imza ile ilgili sorunları gösterir. Bu alanda kullanılan kodlar, şu şekildedir:

• 1170: Mali mühür veya elektronik imza geçersiz.
• 1171: Yetkilendirme hatası, kullanıcı sistemde tanımlı değil.
• 1172: İmza doğrulaması başarısız.

Çözüm

• Sertifika geçerliliğini kontrol edin.
• Kullanıcı yetkilerini ve sistem tanımlarını gözden geçirin.
• Sertifika yenileme ya da yükleme işlemlerini gerçekleştirin.

Gönderici yahut alıcı bilgileriyle ilgili eksiklik ya da yanlışlıkları belirtir. Adres ve kullanıcı bilgisi hatalarını belirtilen kodlar aşağıdaki gibidir: 

• 1180: Gönderici/alıcı bilgileri hatalı.
• 1181: Kullanıcı sistemde kayıtlı değil.
• 1182: Adres bilgileri eksik veya uyumsuz.

Çözüm

• Fatura bilgilerinin eksiksiz olduğundan emin olun.
• Kullanıcı kayıt ve yetkilendirme işlemlerini kontrol edin.
• Adres ve unvan bilgilerinin sistemle uyumlu olmasına dikkat edin.

GİB sistemi ve teknik altyapı kaynaklı hataları ifade eder. İlgili hatalarda kullanılan kodlar şunlardır:

• 1190: Sistem hatası oluştu.
• 1191: GİB portalından yanıt alınamadı.
• 1192: Sistem bakımda ya da güncelleniyor.

Çözüm

• Bir süre bekleyip işlemi tekrar deneyin.
• GİB portalının durumunu ve bakım duyurularını kontrol edin.
• Sorun devam ederse teknik destekle iletişime geçin.

İptal ve düzeltme süreçlerini gösterir. Bu anlamda kullanılan kodları şöyle belirtmek mümkündür: 

• 1400: Fatura iptal edildi.
• 1401: İptal talebi alındı, işlem bekliyor.
• 1402: Düzeltme faturası gönderildi.
• 1403: İptal ya da düzeltme işlemi reddedildi.

Çözüm

• İptal ya da düzeltme taleplerini zamanında gönderin.
• Reddedilen taleplerde hata sebebini inceleyin.
• Süreçlerin aksamaması için düzenli takip yapın.

Fatura üzerindeki vergi bilgileri ve tutarlarla ilgili hataları belirtir. Kodları şu şekildedir:

• 1500: Vergi numarası eksik ya da hatalı.
• 1501: Vergi tutarı ile fatura tutarı uyuşmuyor.
• 1502: Fatura kalemlerinde tutarsızlık var.

Çözüm

• Vergi kimlik numarası ve tutar bilgilerini dikkatle kontrol edin.
• Hesaplamaların doğru olduğundan emin olun.
• Gerekirse faturayı düzelterek yeniden gönderin.

İşlemlerin belirlenen sürede tamamlanmadığını gösterir. Zaman aşımı kodları şunlardır:

• 1600: Fatura iletimi zaman aşımına uğradı.
• 1601: GİB yanıt süresi doldu.
• 1602: İşlem süresi aşıldı.

Çözüm

• Faturayı yeniden göndermeyi deneyin.
• İnternet bağlantısını ve sistem yoğunluğunu kontrol edin.
• GİB duyurularını takip ederek bakım durumlarını inceleyin.

Sistemin bakım ya da güncelleme sebebiyle geçici olarak hizmet dışı olduğunu bildirir. Bu alanda kullanılan durum kodları şöyledir:

• 1700: Sistem bakımı sebebiyle hizmet durduruldu.
• 1701: Güncelleme işlemi devam ediyor.
• 1702: Sistem yeniden başlatılıyor.

Çözüm

• GİB’in bakım ve güncelleme duyurularını düzenli olarak takip edin.
• İşlemleri bakım sonrasında tekrar deneyin.
• Zaman planlamasını sistem güncellemelerine göre yapın.

E-fatura sisteminde kullanılan GİB durum kodları, fatura süreçlerinin doğru, güvenli ve mevzuata uygun biçimde yürütülmesini sağlayan önemli teknik göstergelerdir. Kodların doğru yorumlanması, hatalı işlemlerin hızla düzeltilmesine ve e-fatura süreçlerinin kesintisiz ilerlemesine katkı sunar. İşletmelerin, bahsi geçen kodları düzenli olarak takip etmeleri ve gerektiğinde uygun çözüm adımlarını uygulamaları, dijital mâli süreçlerin etkinliğini arttırır.